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ベンチャー法務の部屋

帳簿の保存と電子化対応

請求書や納品書等の帳票類の保管について、いかがされていますでしょうか。

法律の規定としては、各種の税法に、帳票類の保管に関する規定がおかれています。例えば、法人税法第126条第1項、法人税法施行規則第59条で、青色申告の承認を受けている内国法人について、7年間の帳簿書類の保管義務を定めています(ご参考に、文末に、条文を引用しています。)。

このため、大量の帳簿書類の詰まった段ボール箱を、倉庫等に保管されている会社も多いのではないでしょうか。

これらの帳簿書類について、紙媒体ではなく、電子データで保管することが許容される場合があることについて、ご存知でしょうか。「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」という名称の法律(いわゆる電子帳簿保存法)が、平成10年に施行されています。当該法律の目的は、第1条で、「この法律は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法(昭和四十年法律第三十三号)、法人税法(昭和四十年法律第三十四号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとする。」とされています。

簡単にいえば、電子データでの保存を認めて、負担を軽減しようということですね。意外に早くから、デジタルトランスフォーメーション(DX)っぽいことが行われていたのですね。

国税庁も、「はじめませんか、帳簿書類の電子化!」ということで、令和元年ですが、帳簿書類の電子化を推奨しています。

https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0018004-061_01.pdf

帳簿書類の電子化については、少し、制度が複雑で分かりにくい部分があるのですが、国税庁のウェブサイトで、詳細に説明されていますので、ご参考ください。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07/01.htm

同法は、平成10年の施行の後、数回の改正が行われていますが、直近では、令和2年10月に、改正法が施行されています。

https://www.mof.go.jp/tax_policy/publication/brochure/zeisei20/nouzei.html

同改正には、PDF等の形式で、請求書等について、印刷せずにデータのままで保存する場合、従来は、タイムスタンプの付与が必要とされていましたが、ユーザーが自由にデータを改変できないシステム等を利用している場合には、タイムスタンプの付与を不要とする点等が、含まれています。

帳簿書類の電子化を有効活用して、帳簿書類の保管に要していた費用、労力、スペース等の削減について、ご検討されてはいかがでしょうか。

法人税法

(青色申告法人の帳簿書類)

第百二十六条 第百二十一条第一項(青色申告)の承認を受けている内国法人は、財務省令で定めるところにより、帳簿書類を備え付けてこれにその取引を記録し、かつ、当該帳簿書類を保存しなければならない。

2 納税地の所轄税務署長は、必要があると認めるときは、第百二十一条第一項の承認を受けている内国法人に対し、前項に規定する帳簿書類について必要な指示をすることができる。

法人税法施行規則

(帳簿書類の整理保存)

第五十九条 青色申告法人は、次に掲げる帳簿書類を整理し、起算日から七年間、これを納税地(第三号に掲げる書類にあつては、当該納税地又は同号の取引に係る国内の事務所、事業所その他これらに準ずるものの所在地)に保存しなければならない。

一 第五十四条(取引に関する帳簿及び記載事項)に規定する帳簿並びに当該青色申告法人の資産、負債及び資本に影響を及ぼす一切の取引に関して作成されたその他の帳簿

二 棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに決算に関して作成されたその他の書類

三 取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

2 前項に規定する起算日とは、帳簿についてはその閉鎖の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月(法第七十五条の二(確定申告書の提出期限の延長の特例)の規定の適用を受けている場合には二月にその延長に係る月数を加えた月数とし、清算中の内国法人について残余財産が確定した場合には一月とする。以下この項において同じ。)を経過した日をいい、書類についてはその作成又は受領の日の属する事業年度終了の日の翌日から二月を経過した日をいう。

3 第一項各号に掲げる帳簿書類のうち次の表の各号の上欄に掲げるものについての当該各号の中欄に掲げる期間における同項の規定による保存については、当該各号の下欄に掲げる方法によることができる。

一 第一項第三号に掲げる書類(帳簿代用書類に該当するものを除く。)のうち国税庁長官が定めるもの

前項に規定する起算日以後三年を経過した日から当該起算日以後五年を経過する日までの期間

財務大臣の定める方法

二 第一項各号に掲げる帳簿書類

前項に規定する起算日から五年を経過した日以後の期間

財務大臣の定める方法

4 前項の表の第一号の上欄に規定する帳簿代用書類とは、第一項第三号に掲げる書類のうち、別表二十に定める記載事項の全部又は一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。

5 国税庁長官は、第三項の表の第一号の規定により書類を定めたときは、これを告示する。

6 財務大臣は、第三項の表の各号の規定により方法を定めたときは、これを告示する。

(文責:藤井宣行)

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